EMAS - Umweltmanagement im Ministerium

Warum EMAS?

EMAS steht für „Eco Management and Audit Scheme“ und ist ein von der Europäischen Union entwickeltes Umweltmanagementsystem. Die Einführung des Systems erfolgt auf freiwilliger Basis und dient der Umweltbetriebsprüfung von Organisationen. Somit kann eine Verbesserung des Umweltstatus der Organisation erzielt werden. Zudem kann die Organisation die Einführung des Umweltmanagementsystems öffentlichkeitswirksam nach außen tragen.

Das Thüringer Umweltministerium hat im Jahr 2013 ein Umweltmanagementsystem nach EMAS eingeführt und möchte seine Erfahrungen und erarbeiteten Schritte weiteren Behörden der Landes- und Kommunalverwaltung in Thüringen zur Verfügung stellen. Auf dieser Seite werden dazu Beispiel-Materialien und Vorlagen zur Verwendung bereitgestellt.

    EMAS wurde 1993 beschlossen und die aktuelle Rechtsgrundlage bildet die EU-Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 (EMAS III), geändert durch Änderungsverordnung (EU) 2017/1505 vom 28.08.2017.Mit der Einführung eines Umweltmanagementsystems nach EMAS werden auch die Anforderungen der ISO 14001 (internationale Umweltmanagementnorm) und teilweise auch der ISO 50001 (internationale Energiemanagementnorm) erfüllt.

    Im Zuge der Einführung von EMAS wird ein Managementsystem in der Behörde implementiert. Ziel ist es, dadurch die Umweltleistung der Behörde zu verbessern, eine Steigerung der Effizienz bei der Arbeit zu erreichen und eine entsprechende Rechtssicherheit im Bereich Umweltschutz zu gewährleisten. Des weiteren hilft EMAS dabei, die Umweltschutzaktivitäten der Behörde zu strukturieren. Darüber hinaus bietet ein Umweltmanagementsystem nach EMAS die Möglichkeit, Einsparpotenziale beispielsweise in den Bereichen Energie, Wasser und Abfallwirtschaft aufzudecken und kontinuierlich zu optimieren.

    Folgende Vorteile bietet eine Einführung von EMAS:

    • Umweltentlastung und Kostenreduzierung durch Einsparung von Ressourcen
    • Innerbetriebliche Potenziale werden erkannt und verwirklicht
    • Schaffung von Rechtssicherheit in Haftungsfragen, sowie Einhaltung der umweltrelevanten Vorgaben
    • Öffentlichkeitswirksamkeit: Darstellung der Leistungen im Umweltbereich nach außen (EMAS-Logo)
    • Steigerung der Zufriedenheit und Motivation der Bediensteten durch individuelle Verantwortung und Beteiligung am kontinuierlichen Verbesserungsprozess
    • Rechtssicherheit der Dokumentation und ordnungsgemäßer Betrieb von vorhandenen Anlagen

    Die Dauer der Implementierung eines EMAS-Prozesses hängt stark von der Größe der Behörde und den verfügbaren zeitlichen und personellen Ressourcen ab. In der Regel wird für den Einführungsprozess etwa 15-18 Monate angesetzt.

    Voller Einsatz: 100%-Stelle, keine Nebenbeschäftigung in der Aufbauphase

    „Während der Etablierung von EMAS im Unternehmen ist der zeitliche Aufwand des Koordinators oder Projektverantwortlichen erheblich. Außerdem sind Zuarbeiten aus den Fachabteilungen erforderlich, die auch dort Personal und Mittel binden. Durch das Einbeziehen eines erfahrenen Beratungsunternehmens kann in der Regel der Gesamtzeitaufwand reduziert werden und die Aussicht auf eine erfolgreiche Zertifizierung steigt.“ (Herr Zehnsdorf / Umweltforschungszentrum) Quelle: UBA 2006 – EMAS Leitfaden für Behörden

    • Nachdem sich die Behördenleitung dazu entschieden hat, EMAS einzuführen, erfolgt die Ernennung eines Umweltmanagementbeauftragten (UMB). Dieser ist der Hauptansprechpartner für die Einführung von EMAS und ist meist mit dem größten Zeitbudget in den Prozess eingebunden. Er koordiniert den gesamten Einführungsprozess in der Behörde und „hält die Fäden in der Hand“. Er ist der Leitung unterstellt und kann direkt an diese berichten. Er ist auch für die Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems verantwortlich.

      Gerade in der Einführungsphase ist es wichtig, dass der UMB für seine Aufgaben freigestellt wird und ihm im Einführungsprozess genügend zeitliche Ressourcen für seine neuen Aufgaben zur Verfügung stehen. Der Zeitaufwand des UMBs hängt auch davon ab, wie intensiv er vom Umweltteam und von den Fachabteilungen bei den anfallenden Aufgaben unterstützt wird. Stehen ihm nicht ausreichend zeitliche Ressourcen zur Verfügung, führt dies oft zu zeitlichen Verzögerungen und der ursprüngliche Zeitplan kann nicht beibehalten werden.

      In folgender Abbildung wird der erwartete personelle Aufwand (oben) mit dem realen Aufwand (unten) vom Entschluss zur EMAS-Einführung bis zur Zertifizierung verglichen.

      Zur Unterstützung des UMB wird ein Projektteam gebildet, das meist als Umweltteam bezeichnet wird. Im Umweltteam sollten Bedienstete aus allen Abteilungen vertreten sein, die als Multiplikatoren dienen und gemeinsam die umweltrelevanten Themen aus allen Abteilungen erarbeiten und somit umfassenden Input für den Prozess liefern. Das Team kann sich während des Prozesses auch noch vergrößern oder es können sich einzelne Arbeitsgemeinschaften zusätzlich bilden. Um verbindliche Entscheidungen treffen zu können, sollte auch ein Vertreter der Behördenleitung ins Umweltteam eingebunden sein. Das Umweltteam trifft sich in regelmäßigen Abständen und tauscht sich über den Stand von EMAS aus.

      Zur Information der Bediensteten über die Einführung des Umweltmanagementsystems sollte eine Auftakt- oder Informationsveranstaltung durchgeführt werden. Dies kann zur Akzeptanz und auch zur Beteiligung, zum Beispiel in Form von Verbesserungsvorschlägen, beitragen.

      Im nächsten Schritt wird die "grüne Inventur" vorbereitet.

      Checkliste
      • Ist die Verfügbarkeit der benötigten personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen für das UMS in der Behörde eingeplant und sichergestellt?
      • Sind Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse festgelegt, dokumentiert und kommuniziert?
      • Hat das oberste Führungsgremium einen Umweltmanagementbeauftragten bestellt?
      • Wurde ein Umweltteam gebildet und ist ein Vertreter der Behördenleitung, sowie ein Bediensteter aus jeder Abteilung Teil des Teams?
    • Ein Ziel von EMAS ist es, die Bediensteten aktiv in das Projekt einzubinden, deren Fachwissen zu nutzen und sie zum aktiven Umweltschutz zu motivieren. Dies geschieht durch:

      • Information und Motivation
      • Qualifizierung und Schulung
      • Aktive Einbindung der Bediensteten

      Denkbar ist zu Beginn des Projektes neben der Auftaktveranstaltung, die zur Information dient, weitere Versammlungen für Bedienstete abzuhalten. Dadurch sind die Bediensteten stetig über den EMAS-Prozess informiert und eine kontinuierliche Motivation kann erzielt werden. Insbesondere die umweltrelevanten Verbrauchsdaten sollten im Fokus der Kommunikation mit den Bediensteten stehen.

      Die Bediensteten können über folgende Kommunikationswege informiert werden:

      • Versammlung der Bediensteten
      • Intranet (bspw. eigene Rubrik EMAS/Umwelt, in der laufend neue Informationen eingestellt werden)
      • „Vorschläge-Button“ im Intranet, über den Ideen und Vorschläge an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden
      • E-Mail
      • Persönliche Gespräche
      • Aushänge/Plakate
      • Artikel in der Zeitung für die Bediensteten
      • Durchführung eines Quiz / Ideenwettbewerbs
      Checkliste
      • Sind alle Bediensteten in den EMAS-Prozess integriert und steht ihnen die Möglichkeit offen, Ideen in den EMAS-Prozess einzubringen?
      • Werden alle Bediensteten über die regelmäßigen Fortschritte des EMAS-Prozesses informiert?
      • Wurden alle gängigen Informationskanäle genutzt, um die Bediensteten zu erreichen?
      • Verfügen alle Bediensteten über erforderliche Kenntnisse zur Vermeidung von Umweltauswirkungen im jeweiligen Tätigkeitsbereich?
    • Die Grüne Inventur ist gleichzusetzen mit einer Umweltprüfung. Durch diese soll die aktuelle IST-Situation der Behörde ermittelt werden. Ziel der Bestandsaufnahme ist dabei, die eine konkrete Grundlage für die Ableitung von Umweltzielen der Behörde zu schaffen und anhand der Ziele Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln.

      Im Zuge der Umweltprüfung werden die umweltrelevanten Daten und Informationen der Behörde erhoben. Zusätzlich erfolgt eine Überprüfung der umweltrechtlichen Anforderungen. Es werden dabei die Umweltauswirkungen, die in unmittelbarer Folge der Tätigkeiten am Standort entstehen (direkte Umweltaspekte) und die indirekten Umweltaspekte, die sich mittelbar durch die Tätigkeiten der Behörde ergeben, bspw. durch Verhalten der Bediensteten, Lieferanten, Beschaffungsprozesse und Reisetätigkeiten von Besuchern erfasst. Im Anhang I der EMAS-Verordnung können die Umweltaspekte eingesehen werden. Die jeweilige Behörde ist dazu angehalten, ihre Umweltaspekte zu veröffentlichen und mit Kennzahlen quantitativ darzulegen.

      Vorgehen bei der Datenerhebung
      • Erstellung eines Kontenrahmens, also der Datenerfassungstabelle für die zu erhebenden umweltrelevanten Daten. Dabei sollte es sich zumindest um die Daten des vorherigen Jahres handeln, besser noch ist die Erfassung der letzten 2-3 Jahre.
      • Es sollten die Verantwortlichkeiten für die Erhebung der Daten geklärt und vergeben werden.
      • Der Zeitrahmen für die Erhebung der relevanten Daten muss genau festgelegt werden.
      • Die verwendeten Datenquellen sollten dabei dokumentiert werden, um die Datenerhebung in den folgenden Jahren zu vereinfachen.
      • Die Ergebnisse der Datenerhebung sollten nach Möglichkeit mit Hilfe von Grafiken und Kennzahlenbildung verdeutlicht werden (z.B. Heizenergieverbrauch pro m2), um diese nicht nur als absolute Größe zu betrachten, sondern sie mit anderen Behörden oder Einrichtungen vergleichen zu können.

      Bei der Bildung von Kennzahlen sollten möglichst passende Bezugsgrößen verwendet werden, um ein aussagekräftiges und sinnvolles Ergebnis darzustellen. Die EMAS-Verordnung fordert zudem auch sehr konkret, welche Bezugsgröße heranzuziehen ist. Hilfestellung gibt der UBA-Leitfaden zu „Umweltkennzahlen in der Praxis“.

      Um Kennzahlen zu bilden, bedarf es einer soliden Datenerhebung.

      Nach der Erhebung der wesentlichen direkten und indirekten Umweltaspekte müssen diese in einem Register zusammengestellt und einer Bewertung unterzogen werden. Nach der Bewertung ist zu beurteilen, inwieweit entsprechende Verbesserungsmaßnahmen in das Umweltprogramm aufgenommen werden können. Für die Bewertung der Umweltaspekte eignet sich eine ABC-Analyse, anhand derer die Prioritäten festgelegt werden.

      Vorgehen bei der Rechtsprüfung
      • Zunächst Erstellung einer Übersicht der umweltrelevanten Genehmigungsbescheide für alle Anlagen und Tätigkeiten der Behörde
      • Erstellung eines Rechtskatasters, um festzustellen, welche Gesetze und Verordnungen des Umweltrechts am Standort einzuhalten sind
      • Durchführung einer Rechtsprüfung, um zu untersuchen, ob die geltenden umweltrechtlichen Anforderungen aus Gesetzen und Verordnungen bzw. aus Genehmigungsbescheiden auch eingehalten sind. Sofern noch offene Punkte festgestellt werden, sind diese zu bearbeiten, um einen rechtskonformen Betrieb sicherzustellen
      Checkliste
      • Gibt es einen Verantwortlichen für die Datenerhebung?
      • Sind alle nötigen Daten verfügbar?
      • Sind alle direkten und indirekten Umweltaspekte bekannt und in einem Register aufgelistet?
      • Werden die wesentlichen Umweltauswirkungen bewertet und aktualisiert?
      • Sind alle benötigten Kennzahlen gebildet worden? Und zwar so, dass diese EMAS-konform (Kernindikatoren gemäß Anhang IV der Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2009) sind?
      • Wurden die Umweltaspekte des Beschaffungswesens ausreichend berücksichtigt?
      • Gibt es ein aktualisiertes Verzeichnis für einzuhaltende Rechtsvorschriften und Pflichten (beispielsweise Liste wiederkehrender Pflichten)?
      • Sind Verantwortliche für die Einhaltung der rechtlichen Verpflichtungen benannt?
      • Wurde geprüft und werden Nachweise geführt, dass die Umweltvorschriften auch tatsächlich eingehalten werden?
      Musterformulare zur Verwendung in Ihrer Behörde

      Beispielkontenrahmen für die Datenerfassung (154.6 kB) 


      Liste der Rechtsvorschriften (101.9 kB) 
      PDF-Dokument ist nicht barrierefrei.


      Register der Umweltaspekte (68.6 kB) 


      Liste der Bescheide (42.5 kB) 


      Liste wiederkehrender Prüfpflichten (38.9 kB) 

    • Die Umwelt-Leitlinien des Thüringer Ministeriums für Umwelt, Energie und Naturschutz

      Der Grundgedanke des Umwelt- und Naturschutzes ist bereits im Leitbild des Ministeriums verankert. Dort heißt es u. a. wörtlich:

      Unsere Arbeit gilt dem Schutz, dem Erhalt und der Verbesserung unserer natürlichen Umwelt um ihrer selbst willen und als Lebensgrundlage für den Menschen. Sie berücksichtigt konsequent die Grundsätze umweltgerechten und nachhaltigen Handelns. Unser Ziel ist es, die Interessen an der Aufrechterhaltung einer ernährungs- und forstwirtschaftlichen Basis, der Pflege der Kulturlandschaft, dem Schutz und der Nutzung von Wasser, Boden und Luft sowie der Sicherung der biologischen Vielfalt miteinander in Einklang zu bringen (2. Leitsatz).“

      Ausgehend vom Leitbild desMinisteriums hat die Hausleitung am 29. April 2013 die folgenden Umweltleitlinien des TMLFUN verabschiedet. Diese bilden die Grundlage sämtlicher Umweltaktivitäten des TMLFUN. Die Umweltleitlinien finden Eingang in alle Ebenen der Verwaltung und sind von allen Beschäftigten bei ihrer täglichen Arbeit zu verwirklichen.

      Leitlinien

      Im Bewusstsein seiner besonderen Verantwortung für die Einhaltung der Ziele gemäß Artikel 31 der Thüringer Verfassung zum

      • Schutz der natürlichen Lebensgrundlagen des Menschen,
      • Schutz und der Funktionsfähigkeit des Naturhaushalts und
      • sparsamen Umgang mit Naturgütern und Energie

      sowie des Leitbilds einer nachhaltigen, dauerhaft umweltgerechten Entwicklung lässt sich das TMLFUN bei der Erfüllung seiner Aufgaben verbindlich von folgenden Grundsätzen leiten:

      1. Unserem Leitbild entsprechend gilt unsere Arbeit dem Schutz, dem Erhalt und der Verbesserung unserer natürlichen Umwelt um ihrer selbst willen und als Lebensgrundlage für den Menschen. Unsere Umwelt wollen wir auch den uns nachfolgenden Generationen in intaktem Zustand hinterlassen. Unsere Arbeit berücksichtigt konsequent die Grundsätze umweltgerechten und nachhaltigen Handelns.
         
      2. Wir steuern und fördern dasmenschliche Handeln, damit die vielschichtigen Anforderungen einer modernen Gesellschaft an die natürliche Umwelt innerhalb eines weitgehend intakten Ökosystems erfüllt werden können. Dazu klären wir auf und schärfen das Bewusstsein, dass der Mensch Teil eines komplexen Ökosystems ist und nur dessen Funktionalität Leben gewährleistet und damit unseren eigenen Lebensraum sichert.
         
      3. Wir tragen Sorge dafür, dass beim vielfältigen Handeln und Wirken unserer Gesellschaft der Schutz unserer Umwelt als Lebensgrundlage für unsMenschen sowie für Tiere und Pflanzen beachtet wird. Wir sind einer vernünftigen und schonenden Nutzung der Ressourcen Thüringens verpflichtet, die die Interessen unserer und der nachkommenden Generationen berücksichtigt.
         
      4. Als oberste Umweltbehörde des Landes haben wir Vorbildfunktion und Vorbildwirkung. Dem werden wir bei unseren Entscheidungen und im betrieblichen Alltag, nach außen und nach innen, gerecht. In unserer Funktion als Exekutive und Aufsichtsbehörde über nachgeordnete Umweltbehörden werden wir im Rahmen der Wahrnehmung unserer fachlichen und demokratischen Aufgabenstellung als gesetzesvollziehende Gewalt Vorgaben im Sinne unseres Leitbildes machen. Wir sind im Rahmen der Gesetzgebungsverfahren für die Entwicklung und Umsetzung problemorientierter umweltrechtlicher Gesetzesvorgaben zuständig. Umso selbstverständlicher ist es daher, dass wir alle umweltrelevanten Vorschriften einhalten.
         
      5. Wir schützen das Klima, indem wir mit Energie sparsam umgehen und zunehmend erneuerbare Energien nutzen. Dies gilt auch für die Weiterentwicklung entsprechender klimapolitischer Instrumentarien.
         
      6. Wir minimieren umwelt- und gesundheitsschädliche Auswirkungen. Wir werden im Dienstalltag Abfälle,Wasser- und Energieverbrauch, Lärm sowie Verkehr reduzieren und nach Möglichkeit vermeiden.
         
      7. Wir werden unsere Dienstreisen möglichst umweltverträglich durchführen und empfehlen unseren Besucherinnen und Besuchern die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Wir werden darauf hinwirken, dass sich die Bediensteten für Fahrten zwischen Wohnung und Dienstsitz nach Möglichkeit umweltverträglicher Verkehrsmittel bedienen.
         
      8. Wir werden bevorzugt die in Herstellung, Gebrauch und Entsorgung umweltverträglichsten Waren und Dienstleistungen beschaffen. Dabei werden wir anerkannte Zertifizierungsprogramme und Umweltlabels berücksichtigen. Entsprechend wählen wir unsere Vertragspartnerinnen und Vertragspartner aus.
         
      9. Umweltbewusstes und vorbildliches Handeln gehört zu den Aufgaben jeder/s einzelnen Bediensteten, denn unser Umweltmanagementsystem lebt vom täglichen Einsatz des/r Einzelnen am Arbeitsplatz, bei Dienstreisen und auf dem Weg zur Arbeit. Deshalb fördern und entwickeln wir verantwortungsvolles und aktives umweltgerechtes Verhalten unserer Bediensteten.
         
      10. Wir setzen uns für hohe Arbeitsplatzzufriedenheit und ein gesundes Arbeitsumfeld für Bedienstete ein.
         
      11. Wir werden kontinuierlich den Erfolg unserer Umweltmaßnahmen überprüfen und weitere Verbesserungen unserer Umweltleistungen vornehmen. Über die Ergebnisse unserer Leistungen im Umweltschutz werden wir regelmäßig und offen gegenüber den Bediensteten und der allgemeinen Öffentlichkeit berichten und damit auch bei anderen für eine Teilnahme am Umweltmanagement nach EMAS werben.
         
      12. Durch Offenheit und Transparenz wollen wir das Vertrauen der Bevölkerung in den Umweltschutz herstellen und so zur Schaffung eines Problem- und Lösungsbewusstseins beitragen. Zur Umsetzung unserer Strategien und Zielsetzungen bieten wir den verschiedenen Interessengruppen die  Zusammenarbeit an.
    • Der KVP ist der zentrale Bestandteil von EMAS. Hierdurch soll eine Verbesserung des betrieblichen Umweltschutzes in der Behörde erreicht werden.

      Über dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess stehen die Umweltleitlinien, die im vorherigen Abschnitt dargestellt werden.

      Ziele von EMAS und des KVP:

      • Einrichtung, Anwendung und kontinuierliche Verbesserung eines Umweltmanagementsystems
      • Regelmäßige Bewertung der Umweltleistung des Umweltmanagementsystems
      • Schaffung von Transparenz durch kontinuierliche Information über die Umweltleistung der Behörde
      • Öffentlicher Dialog mit interessierten Personen oder Behörden
      • Aktive Beteiligung der Bediensteten am Prozess

      Kerninhalte des KVP:

      • Verabschiedung von Umweltleitlinien
      • Festlegung und Umsetzung von Zielen und konkreten Maßnahmen zur Verbesserung der Umweltleistung
      • Festlegung organisatorischer Regelungen zur langfristigen Weiterentwicklung des Umweltmanagementsystems (Regelungen treffen, um umweltrelevante Aufgaben langfristig zu organisieren, Verantwortlichkeiten schaffen)
      • Überprüfung der Zielerreichung
      • Bewertung des gesamten Managementsystems durch die Behördenleitung und Festlegung erforderlicher Korrekturen bzw. Anpassungen zur Weiterentwicklung bei den Zielen und Maßnahmen

      Auf Grundlage der Umweltleitlinien und der Bestandsaufnahme sollen überprüfbare Umweltziele für die jeweiligen einzelnen Themenbereiche festgelegt werden. Daraus sind dann konkrete Maßnahmen zu entwickeln, die zur Verbesserung der Umweltleistung der Behörde führen.

      Die Behörde entscheidet selbst, in welchem Bereich Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Dokumentiert werden diese in einem Umweltprogramm. In diesem findet sich neben einer Beschreibung der Maßnahmen auch die Festlegung der Verantwortlichkeiten, der Termine und entsprechenden bewilligten oder zu planenden Haushaltsmittel.

      Im Unterschied zu anderen Umweltmanagementsystemen steht die Beteiligung der Bediensteten bei der Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen im Fokus von EMAS. Alle Bediensteten sollten die Möglichkeit bekommen, Vorschläge einzubringen, und das Umweltteam sollte auch eine Rückmeldung über die Realisierbarkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen geben. 

      Zur Veranschaulichung, dass sich Umweltmanagement lohnt, drehte das Bayerische Landesamt für Umwelt einen kurzen Film, „Umweltmanagement – Weil’s um die Wurst geht“.

      Checkliste
      • Wurden die Bediensteten bei der Entwicklung des Umweltprogramms einbezogen?
      • Stehen die Umweltziele im Einklang mit den Umweltleitlinien und sind überprüfbare Ziele formuliert?
      • Gibt es ein aktuelles Umweltprogramm mit Festlegung von konkreten Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Termin und Budget?
    • Zur Dokumentation der umweltrelevanten Abläufe und Prozesse empfiehlt sich die Erstellung eines Umwelthandbuches. Das Umwelthandbuch ist das „Herzstück“ des Umweltmanagementsystems und dient der langfristigen Verankerung und Ausweisung der umweltrelevanten Abläufe und Verantwortlichkeiten in der Behörde. Im Handbuch werden alle umweltrelevanten Regelungen und Prozesse beschrieben.

      Zwecke des Umwelthandbuchs:

      • Es ermöglicht den Bediensteten der Behörde einen schnellen Zugriff auf alle Festlegungen zu umweltbezogenen Pflichten, Aufgaben und Verfahrenshinweisen.
      • Es dient als Maßstab für die interne und externe Funktionsprüfung der Abläufe zum internen Umweltschutz.

      Für die Erstellung des Umwelthandbuchs kann auf bereits vorhandene Strukturen und Dokumente, wie beispielsweise Regelung der Geschäftsordnung und des Geschäftsverteilungsplans, zurückgegriffen werden. Die für Organisationsfragen zuständige Stelle kann und sollte bei der Erstellung des Umwelthandbuches beteiligt sein, ebenso der Personalrat.

      Zusätzlich zum Handbuch sind ergänzende Unterlagen erforderlich, die zum Teil schon vorliegen sollten, andere sind im Rahmen des Einführungsprozesses zu erstellen. Es sind Regelungen zu treffen, wer für die Pflege und Lenkung der Dokumente zuständig ist. Meist verwaltet der UMB die Dokumente und sorgt für ihre Aktualität. Zwecks Übersichtlichkeit sollte stets nur die jeweils aktuellste Fassung allen Bediensteten zur Verfügung stehen.

      Checkliste
      • Liegt eine aktuelle Dokumentation der umweltrelevanten Prozesse und Verantwortlichkeiten vor, z.B. durch ein Umwelthandbuch?
      • Wurden Regelungen getroffen, wer für die Lenkung der Dokumente zuständig ist?
      • Werden die Dokumente in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität überprüft?
      • Wo und wie erfolgt die Ablage der Dokumente?
      • Sind die Dokumente für die Bediensteten jederzeit einsehbar?
    • Die Durchführung interner Umweltaudits (die EMAS-Verordnung nennt diese Umweltbetriebsprüfungen), sowie das Management Review sind wesentliche Instrumente des Umweltweltmanagementsystems. Dabei wird insbesondere die Einhaltung der relevanten umweltrechtlichen Verpflichtungen überprüft.

      Die interne Umweltbetriebsprüfung ist von EMAS als “die systematische, dokumentierte, regelmäßige und objektive Bewertung der Umweltleistung einer Organisation, des Managementsystems und der Verfahren zum Schutz der Umwelt“ definiert. Sie dient dazu, das Umweltmanagementsystem in Bezug auf seine Wirksamkeit zu kontrollieren und objektiv zu beurteilen. Dabei werden vorhandene Schwachstellen im Umweltschutz identifiziert und Verbesserungsvorschläge erarbeitet.

      Die Prüfung erfolgt durch einen externen oder einen internen Betriebsprüfer/Auditor. Nach der Betriebsprüfung muss die Behörde, für die Behebung möglicher festgestellter Mängel, einen „Korrektur- und Maßnahmenplan“ erstellen. Die Umweltbetriebsprüfung ist jährlich durchzuführen. Dabei können einzelne Teile ausgewählt werden. Innerhalb von drei Jahren muss das komplette System auditiert werden (vier Jahre bei kleinen Organisationen). Nach jeder Umweltbetriebsprüfung ist ein schriftlicher Bericht zu verfassen.

      Im Anschluss an die Umweltbetriebsprüfung erfolgt eine Bewertung des Umweltmanagementsystems durch die Behördenleitung, das sogenannte Management Review. Inhalt des Reviews ist dabei die Bewertung der Umweltleitlinien, Zielsetzung und Vorgaben des Managementsystems. Wenn nötig werden Änderungen vorgenommen und Verbesserungen des Umweltmanagementsystems festgelegt.

      In der Praxis bereitet oft der UMB das Management Review vor und übernimmt auch die Dokumentation (Reviewbericht). Folgende Pflichtelemente des Reviews schreibt die EMAS-Verordnung im Anhang II A.6. vor:

      • Ergebnisse von internen Audits und der Beurteilung der Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet hat (siehe z.B. Bericht über internes Audit)
      • Äußerungen von externen interessierten Kreisen, einschließlich Beschwerden (z.B. Kontaktaufnahme durch andere externe Umweltmanagementbeauftragte)
      • die Umweltleistung der Organisation (siehe Datenerfassung, „grüne Inventur“)
      • den erreichten Erfüllungsgrad der Zielsetzungen und Einzelziele (siehe Umweltprogramm)
      • Status von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (siehe Korrektur- und Maßnahmenplan)
      • Folgemaßnahmen von früheren Bewertungen durch das Management (siehe Managementbewertung der Vorjahre)
      • sich ändernde Rahmenbedingungen, einschließlich Entwicklungen bei den rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen in Bezug auf die Umweltaspekte der Organisation (kommende rechtliche Anforderungen, die die Einrichtung betreffen können)
      • Verbesserungsvorschläge (siehe Umweltprogramm)
      Checkliste
      • Sind bereits in einer Umweltbetriebsprüfung die angewandten Verfahren des Umweltmanagements geprüft worden? Wird das Umweltmanagementsystem in regelmäßigen Abständen von der obersten Führungsebene bewertet?
      • Ist ein aktueller Korrektur- und Maßnahmenplan vorhanden und wird dessen Umsetzung in regelmäßigen Abständen überprüft?
      Beispiele

      Musterformulare zur Verwendung in Ihrer Behörde

      Auditprogramm (39.9 kB) 

      Reviewbericht (53.8 kB) 

    • Erste Umwelterklärung 2014

      (Das Dokument ist nicht barrierefrei)

    • Die Validierung ist die Begutachtung des Umweltmanagementsystems und die Gültigkeitserklärung der Umwelterklärung durch einen Umweltgutachter. Im Rahmen der Validierung wird die Einhaltung der Anforderungen der EMAS-Verordnung (insb. Umweltprüfung, Umweltmanagementsystem, Umweltbetriebsprüfung und Umwelterklärung), die Richtigkeit der Daten und Informationen in der Umwelterklärung und die Einhaltung der Rechtsvorschriften geprüft.

      Im Rahmen der Validierung führt der Umweltgutachter in der Regel folgende Maßnahmen durch:

      • Interview mit der Behördenleitung und Verantwortlichen bezüglich der Verfahren, Ergebnisse der Prüfung, Bewertung der Umweltaspekte, des Umweltprogramms, der Zuständigkeiten etc.
      • Behördenrundgang zur Überprüfung umweltrelevanter Regelungen, der Rechtskonformität sowie der Umsetzung der Anforderungen des Managementsystems
      • Prüfung der Umweltmanagementdokumentation
      • Prüfung der Umwelterklärung

      Wichtiger Hinweis: Im selben Verfahrensschritt können die Umweltgutachter auch die ISO 14001-Konformität bestätigen, so dass eine separate Überprüfung für eine ISO-14001-Zertifizierung entbehrlich ist.

      Nach einer erfolgreichen Validierung stellt die Behörde bei der Registerstelle der zuständigen IHK (in Thüringen zentral die IHK zu Ostthüringen in Gera) einen Antrag auf Eintragung ins EMAS-Verzeichnis. Der Antrag umfasst:

      • die vom Umweltgutachter validierte Umwelterklärung,
      • die Erklärung des Umweltgutachters (siehe Anhang VII der EMAS-Verordnung),
      • das Formular mit den für die Registrierung erforderlichen Angaben (siehe Anhang VI der EMAS-Verordnung),
      • gegebenenfalls Nachweise über die Zahlung der fälligen Gebühren.

      Vor der Registrierung wird eine sog. Regelabfrage durchgeführt. Voraussetzung für EMAS ist die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben. Dazu werden bei den zuständigen Umweltbehörden aktuelle Verstöße gegen geltende Umweltrechtsvorschriften abgefragt, die eine Registrierung verhindern.

      Die Registrierung erfolgt durch die Vergabe einer Registriernummer und die Eintragung ins nationale (www.emas-register.de) sowie ins internationale EMAS-Register (www.emas-register.eu). Ab diesem Zeitpunkt kann das EMAS-Logo mit der Eintragsnummer der Behörde bspw. im Briefkopf oder auf Hinweisschildern geführt werden. Zudem kann das Logo zur Außendarstellung bei einem kurzen „Umweltportrait“ der Behörde genutzt werden.

      Registrierte Organisationen müssen alle drei Jahre eine konsolidierte Umwelterklärung erstellen und diese von einem Umweltgutachter validieren lassen. In den Zwischenjahren reicht eine validierte aktualisierte Umwelterklärung. Die aktualisierte Umwelterklärung hat einen geringeren Umfang als die konsolidierte Umwelterklärung. In den Zwischenjahren werden durch den Umweltgutachter sog. Überwachungsaudits vor Ort durchgeführt. Beim Überwachungsaudit werden die aktualisierten Umwelterklärungen validiert.

      Kleine Organisationen können Erleichterungen in Anspruch nehmen und einen Vier-Jahres-Zyklus beantragen. Bei ihnen sind anstatt alle drei Jahre nur alle vier Jahre validierte konsolidierte Umwelterklärungen zu erstellen, in den Zwischenjahren reicht auch hier die aktualisierte Umwelterklärung. Die aktualisierte Umwelterklärung wird bei kleinen Organisationen nur im 2. Zwischenjahr im Rahmen eines Überwachungsaudits vom Gutachter validiert, im 1. und 3. Zwischenjahr wird die aktualisierte Umwelterklärung nicht vom Gutachter geprüft, sondern ohne Validierung direkt an die Registerstelle geschickt.

      Checkliste
      • Wurde geprüft, ob die Behörde in die Kategorie der kleinen Organisationen fällt?
      • Haben kleine Organisationen einen Antrag auf Verlängerung des Begutachtungs- und Validierungsintervalls der Umwelterklärung bei der zuständigen IHK beantragt und zuvor eine entsprechende Bestätigung beim Umweltgutachter eingeholt?
      • Wird bei kleinen Organisationen die regelmäßige Begutachtung durch einen Umweltgutachter im Abstand von vier Jahren für das gesamte System und im Abstand von zwei Jahren für die aktualisierte Umwelterklärung durchgeführt?
      • Wird bei Organisationen, die nicht zu den kleinen Organisationen zählen, alle drei Jahre das gesamte System inkl. konsolidierter Umwelterklärung begutachtet und werden in den Zwischenjahren jährliche Überwachungsaudits zur Validierung der aktualisierten Umwelterklärung durchgeführt?
      • Wird die jährlich fortgeschriebene Umwelterklärung mit den jeweils erforderlichen Bestätigungen und Formularen der Registrierungsstelle übermittelt?
    • Glossar
      EMAS/EMAS-Verordnung

      Die Abkürzung steht für Eco Management and Audit Scheme und steht für die Einführung eines Umweltmanagementsystems mit Validierung einer Umwelterklärung und Registrierung der Organisation im EMAS-Register nach den Vorgaben der EMAS-Verordnung.

      Die deutsche Bezeichnung der Verordnung lautet:

      „Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Januar 2010 über die freiwillige Beteiligung von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (EMAS)“

      Management Review

      Bewertung des Managementsystems durch die Hausleitung

      Öko-Audit

      wird synonym zu EMAS verwendet

      Regelabfrage

      Abfrage von Verstößen gegen geltende Umweltrechtsvorschriften bei den zuständigen Umweltbehörden vor der Registrierung

      Umweltbetriebsprüfung

      Auch interne Audits genannt - regelmäßige interne Überprüfung der Funktionsfähigkeit des Umweltmanagementsystems  einschl. entsprechender interner Berichterstattung und Schlussfolgerungen; in der Umweltbetriebsprüfung wird die Umsetzung der Umweltleitlinien und des Umweltprogramms, die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften sowie der Kenntnisstand der Bediensteten überprüft.

      Vorgaben für die Umweltbetriebsprüfung ergeben sich aus folgenden Vorschriften:

      • Anhang III der EMAS-Verordnung
      • Umweltauditnormen DIN ISO 14001:2009-11 Abschnitt 4, A.5.5. sowie 14010, 14011 und 14012
      Umwelterklärung

      In der Umwelterklärung werden die Behörde, die Umweltaspekte, das Umweltprogramm und das Umweltmanagementsystem dargestellt.

      Umweltleitlinien

      umweltbezogene Gesamtziele und Handlungsgrundsätze, gleichbedeutend mit dem Begriff „Umweltpolitik“ in der EMAS-Verordnung

      Umweltmanagementbeauftragter (UMB)

      spezielle/r Beauftragte/r der Hausleitung, welche/r, ungeachtet anderer Zuständigkeiten, festgelegte Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse hat, um sicherzustellen, dass ein Umweltmanagementsystem in Übereinstimmung mit den Anforderungen der EMAS-Verordnung eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten wird und um zur Bewertung über die Leistung des Umweltmanagementsystems an die Hausleitung, einschließlich Empfehlungen für Verbesserungen, zu berichten

      Umweltmanagementhandbuch

      Im Umweltmanagementhandbuch sind alle Elemente des Umweltmanagementsystems beschrieben. Es regelt die Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe in Tätigkeitsbereichen, die Auswirkungen auf die Umwelt haben.

      Umweltprogramm

      Gesamtdarstellung der Maßnahmen der Behörde zur Verbesserung der Umweltsituation

      Validierung

      Prüfung und Gültigkeitserklärung der Umwelterklärung, ihrer Aktualisierung sowie der sonstigen Umweltinformationen eines EMAS-Teilnehmers durch einen Umweltgutachter

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